ビジネスメールの送り方

メールサイズ

ビジネスマナーとしての送受信に向いているメールサイズは、1通あたり【3MB】までとなります。添付するファイルは1通あたり【2MB以内】となります。
スマホやタブレットでメールを受信する機会も多くなっているため、あまり容量の大きいメールは受信者に好まれないようです。
画像データなど大きなサイズのファイルを送信する場合や、送信先のメールサーバーでサイズが制限されている場合はファイル転送サービスなど別の送信方法をご検討ください。

 

1.宛先 To・Cc・Bcc の使い分け

To:メインの宛先です。
Cc(カーボンコピー):情報を共有したい相手で、他のメール受信者にメールアドレスが通知される。
Bcc(ブラインドカーボンコピー):情報を共有したい相手だが、他のメール受信者にはメールアドレスが通知されない。

「To」は、メールの用件を必ず伝えたい、メインの宛先です。担当者が複数いる場合には、「To」に複数人のメールアドレスを入力します。

「CC」は「メインの宛先ではありませんが、参考に送ります」という意味があるので、必ず読んでほしい場合は「To」を使いましょう。「CC」は全員のメールアドレスが送信先に表示されるので、送信者は各関係者を知っていても受信者がお互いを知らない場合もあります。情報漏えいにあたらないよう細心の注意を払いましょう。

「BCC」は複数の顧客へ同じ内容のメールを一斉に送りたい、取引先とのメールのやり取りをこっそり上司にも送りたいときなど、参考先を隠したい場合に使います。

 

2.件名は用件が一目でわかるように書く

ビジネスメールでは件名がとても大切な意味を持っています。件名には開封しなくてもメールに何が書かれているか分かるように、そのメールの用件がひと目でわかるような言葉を書くのがルールになります。また、件名でメールを検索することもありますので、検索をしやすい言葉を使うと親切です。

ビジネスメールで、件名に「お知らせ」「お世話になっております」「ありがとうございました」といった挨拶を書くと、間違って破棄される可能性があります。

 

メールを返信するときに件名を変える?変えない?

メールを返信するときに件名を書き換えるべきか迷う方も多いようですが、結論としては、返信をする際は件名を書き換えずに「Re:」を付けたままでOKとなります。
理由1:件名に「Re:」がついていれば返信メール、ついていなければ新規のメールとして見分けられる。返信メールは重要なものが含まれている可能性があります。
理由2:メールソフトによっては「Re:」がついていればツリー構造が使えるため、相手とのやり取りを時系列で把握することができます。「Re:」を削除してしまうとツリー構造が壊れてしまいます。

 

3.本文の最初には宛名を書く
1社外メール

「会社名」「部署名」「役職」「名前」という順番で書くのが基本になります。名前の後ろには「様」を付け、部署名などの切りのいいところで改行をするのもポイントです。

宛名例
○○株式会社
営業部 部長 △△様 と書きます。

団体宛
○○株式会社御中 または ○○株式会社 △△部御中 と書きます。

複数名に送る場合
名前を書く場合は、必ず役職順に書きましょう。並び方は、横でも縦でも構いません。

○○株式会社
吉田様、川口様、林様

送信先が部署全体や、複数の取引先等の場合は「各位」を使います。

○○株式会社 ××部 各位

ToとCCで分かれる場合
以下のように書くと、わかりやすく親切です。

○○株式会社
△△様
(CC:◇◇様、☆☆様)

2社内メール

社内の人にメールをするときは、「会社名」や「部署名」はいりません。「姓」だけを「さん」付け、もしくは「役職」を付けて書くのが一般的です。
○○さん
○○課長
課長 ○○様

 

4.宛名の次に始めの挨拶文と名乗りを書く

宛名の次には、始めの挨拶文と名乗りを書きます。基本ルールは、メールの相手が社外の人なら、「いつもお世話になっております」と始めて「自分の会社名」と「自分の名前」を書きます。社内の人には「お疲れ様です」と始めて、「自分の部署名」「自分の名前」という順番で書きます。自分の名前はフルネームでも姓のみでもかまいません。

初めての相手にメールをする場合は「初めてメールをさせていただきます」「初めてご連絡をさせていただきます」なとど書きます。久しぶりに連絡を取る場合は「大変ご無沙汰しております」という挨拶を使うのが基本ルールです。

1社外メールの挨拶例

通常
いつもお世話になっております。学校法人立志舎の○○です。

初めての相手にメールをするとき
初めてメールをさせていただきます。学校法人立志舎の○○と申します。

しばらく連絡を取っていなかった相手にメールするとき
大変ご無沙汰しております。学校法人立志舎の○○です。

2社内メールの挨拶例

お疲れさまです。●●部の○○です。

 

署名をつけていても名乗りは必要

メールの文末に署名をつけていたとしても、メールの冒頭で名乗ります。メールを上から下に向かって読み進める際、名乗りがなくて不審に思いながら読み進めるよりは、冒頭に名乗りがあって「○○さんからのメールだ」と送信者を認知してから読むほうがストレスもありません。署名を探して一番下までいき送信者を確認して上に戻って読み直すのも手間がかかります。もちろん、短時間にメールのやりとりが繰り返されるときや、差出人(送信者名)を見て送り手の存在が確実に認知されていることが分かるとき、毎回名乗るとかえって円滑なコミュニケーションを妨げるときなどは、名乗りを省略することがあります。

 

5.本文は具体的にかつ簡潔に書く

メールの本文は用件を、具体的にかつ簡潔に書きます。5W2H(いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのように・いくらで)を意識して、日時や場所などのポイントを正確に書いて、そのあとに詳細や補足事項を書いていくと読みやすいメールになります。また、適切なところで改行したり、1行空けて段落を作るなど、見栄えにも注意してみましょう。

 

6.文末に結びの言葉を書く

ビジネスメールでは、本文の後に「何卒よろしくお願いいたします」「お手数をおかけしますが、どうぞよろしくお願いいたします」など結びの言葉を書きます。返事がほしい場合には「ご多忙のところ恐縮ですが、ご返事いただければ幸いです」など、本文の内容によって結びの言葉を変えると効果的です。

 

7.署名を書く

メールの最後には署名を書きます。メールソフトには、一度設定しておけば署名を入力できる機能がついています。署名を設定しておくのがおすすめです。署名には「会社名」「部署名」「名前」「郵便番号」「住所」「電話番号」「メールアドレス」が記載されていることが多いです。

署名例
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学校法人立志舎
○○○○
〒130-8565 東京都墨田区錦糸1-2-1
電話 03-3624-5441 / FAX 03-3621-1180
メール:******@all-japan.ac.jp
学園URL:https://www.all-japan.ac.jp/
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署名でさりげなく情報発信

メールで本学のサービスを紹介しているウェブページのURLを署名に貼り付けて「詳細は、こちらのページをご覧ください」といった一文を添えるだけで、さりげなくアピールすることができます。紹介するURLはトップページである必要はありません。オープンキャンパスのスケジュールや雰囲気を伝えたいのであればオープンキャンパスページ、SUKI-1や学園祭などのイベントを宣伝したいのであればそのイベントページといったように、訴求したい情報が載っているページを選んで適切なURLを記しましょう。期間が決まっているイベントを紹介した場合は、期限切れにならないように注意してください。


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大切な未来を一緒に考えよう!オープンキャンパス開催中!
https://www.all-japan.ac.jp/open_campus/
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学校法人立志舎
○○○○
〒130-8565 東京都墨田区錦糸1-2-1
電話 03-3624-5441 / FAX 03-3621-1180
メール:******@all-japan.ac.jp
学園URL:https://www.all-japan.ac.jp/
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